IntermediairPW – Werven via eigen personeel

‘De medewerker als uithangbord’, dat is de titel van een interessant artikel in IntermediairPW van deze maand. Nieuwe medewerkers werven, doe je dat wel of niet via je eigen personeel? Zo ja, mag dat personeel dan gebruik maken van social media? En hoe zit het dan met de beloning. Of kun je juist beter niet belonen? Al deze vragen worden beantwoord en ook Miriam komt hierbij aan het woord. Nieuwsgierig naar haar mening……De medewerker als uithangbord

Je bent gek als je niet werft via je eigen personeel, menen veel werkgevers. Die weten het best wie er bij de organisatie past en het is bovendien goedkoper. Maar gaat dat ook op wanneer de medewerkers niet meer zeker zijn van hun eigen baan? En hoe vrij moet je hen in deze tijd van bloggen en twitteren laten in wat zij de buitenwereld vertellen over het bedrijf?

Ricoh, leverancier van print- en document oplossingen, begon in 2007 met het werven van personeel via de eigen medewerkers. De campagne heet Cash-for-talent omdat zij 1250 euro bruto ontvangen als ze de juiste kandidaat leveren. Afgelopen jaar had Ricoh 44 vacatures, en 20 daarvan zijn ingevuld via de eigen medewerkers. Martijn Wecke, hr-directeur bij Ricoh, is dan ook tevreden over referral recruitment, zoals deze vorm van werven heet. ‘Onze eigen medewerkers kennen de organisatie het best en kunnen heel goed inschatten wie bij ons past. Bovendien is het goedkoper. De kosten bedragen nu een kwart van het bedrag dat we anders aan een extern wervingsbureau kwijt zouden zijn.’
Ook Martijn Hemminga, adviseur van Nr29, een bureau in arbeidsmarktcommunicatie-management, beaamt de voordelen. Maar referral recruitment werkt volgens hem lang niet altijd. ‘Bijvoorbeeld in een tijd van onzekerheid, zoals bij reorganisaties en fusies. Wanneer medewerkers ontevreden zijn en zelf niet zeker van hun plek, gaan ze geen kennissen en vrienden binnenhalen.’ Hrm zou volgens Hemminga eerst moeten kijken naar zaken als het verloop en de uit komst van medewerkertevredenheidsonderzoe-ken. Bedenk bij onrust of een reorganisatie goed of een interne campagne geen irritatie oproept.

Ervaren collega

Miriam Notten, directeur van netwerkadviesorganisatie La Red, is het daar niet mee eens. ‘Dat is vanuit angst gedacht. Ik vind dat je dit soort campagnes altijd kunt voeren, ook als er een reorganisatie is. Maar probeer wel eerst de angst en onzekerheid onder werknemers te nemen.’ Ook kunnen werkgevers zich er beter eerst van vergewissen hoe medewerkers over het bedrijf praten. Een informatiebijeenkomst, voorafgaand aan de campagne, zorgt voor alle partijen voor meer duidelijkheid. Notten: ‘Vraag de medewerkers wat ze over hun bedrijf vertellen, om te zien of de informatie wel klopt.’ Laat ook een ervaren collega vertellen hoe hij met succes een nieuwe medewerker beeft aangebracht. Best practices kunnen de medewerkers inspireren. Daarnaast is het handig als p&o kant-en-klare vacatureteksten beschikbaar stelt, zodat medewerkers ze gemakkelijk en professioneel kunnen uitzetten.

Eigen Initiatief

De enorme populariteit van virtuele netwerken als LinkedIn, Hyves en Facebook tilt de ‘via via werving’ naar een hoger’ plan. Binnen enkele muisklikken komen het bedrijf en de vacatures onder de aandacht van talloze potentiële medewerkers. Maar hoe ver mogen medewerkers online gaan? Hoe wenselijk is het als zij onbekommerd bloggen, twitteren en de laatste bedrijfsnieuwtjes uitstrooien over hun virtuele netwerken?

Medewerkers van Ricoh plaatsen ongehinderd filmpjes over het bedrijf op YouTube. Ook vormen zij op eigen initiatief community’s en groepen op Facebook, Hyves en LinkedIn. Zonder regie van hrm. Is dit bewust beleid? Wecke: ‘We hebben wel een algemene gedragscode en denken erover om een richtlijn voor social media in te stellen. Maar die moet zeker niet te dwingend zijn. We vertrouwen erop dat onze medewerkers heel tevreden zijn. In medewerkertevredenheidsonderzoeken scoren we zeer goed. Misschien dat er een keer een medewerker wat minder positiefs blogt, maar daar zijn we niet zo bang voor.’

Weinig jurisprudentie

Niet iedereen deelt die vrijheid-blijheid-mening. Geert-Jan Waasdorp, oprichter van arbeidsmarktonderzoeks- en adviesbureau Intelligence Group, vraagt zich af of bedrijven zich wel voldoende bewust zijn van de juridische en ethische implicaties van het gebruik van social media. ‘Er is nog weinig jurisprudentie op dit gebied en de wetgeving is gebaseerd op het pre-internettijdperk. Maar er zullen ongetwijfeld snel ontslagzaken komen waarin het online gedrag van werknemers en werkgevers centraal staat. Medewerkers van beursgenoteerde bedrijven kunnen bijvoorbeeld beursgevoelige informatie prijsgeven. En menig werkgever checkt wel erg fanatiek of zijn (potentiële) medewerkers dubieuze sporen achterlaten op het net.’
Waasdorp raadt werkgevers aan om in hun wervingsprocedures duidelijk te maken dat screening van social media onderdeel uitmaakt van de selectie. Werknemers zouden een gedragscode moeten ondertekenen waarin ook aandacht is voor het gebruik van deze online netwerken.

Coca-Cola

Steeds meer organisaties hanteren gedragscodes voor het gebruik van social media. Medewerkers van Coca-Cola bijvoorbeeld moeten zich houden aan de ‘social media principles’ die het concern heeft opgesteld. Deze richtlijnen schrijven voor dat ze zich bewust dienen te zijn van het zakelijk effect dat een persoonlijke krabbel via internet of twitter kan hebben. De bestaande offline gedragsregels gelden ook online, en alle medewerkers zijn verplicht een gedragscode te ondertekenen.
Iris Dorreboom, auteur van De droombaan veroverd, pleit voor een selectiever gebruik van social media op de werkvloer. Facebook en Hyves kunnen wat haar betreft beter beperkt blijven tot het privédomein, terwijl LinkedIn zich door het zakelijke karakter ervan wel goed leent voor wervingsactiviteiten.
Maar dat vindt Hemminga (Nr29) te beperkt: ‘Verplicht medewerkers niet tot één manier van communiceren. Ze moeten zich wel prettig voelen bij de manier waarop ze het bedrijf en de vacature onder de aandacht kunnen brengen, anders werkt het niet.

Cv’s opduikelen

Ondanks de recessie worden er nog forse beloningen uitgedeeld. Bij adviesorganisatie Accenture krijgen medewerkers al een bedrag als iemand op een eerste gesprek is geweest, en dat kan oplopen tot 4000 euro als iemand met een specialistische functie wordt aangenomen. Andere bedrijven geven cadeaus weg, zoals voetbalkaartjes, dinercheques of een iPod. Sommige organisaties volstaan met een schouderklopje. Wat werkt het best?
Hemminga waarschuwt voor te grote bedragen. Als voorbeeld noemt hij een ict-bedrijf dat vergoedingen gaf die opliepen tot 5000 euro. De medewerkers vonden dit zo interessant dat ze ook  – voor hen onbekende – cv’s gingen opduikelen uit vacature banken. Hij vindt het een misverstand dat er automatisch een beloning tegenover moet staan. ‘De belangrijkste drijfveer moet trots zijn op de eigen organisatie en het werk. Als je het intern heel goed voor elkaar hebt, zou een beloning niet hoeven.’ Zo haalde het Delftse it-bedrijf Topdesk vorig jaar ruim 40 procent van de nieuwe medewerkers binnen via het eigen personeel, zonder dat daar een beloning tegenover stond.

Duidelijke voorwaarden
Notten (La Red) is geen voorstander van eenmalige beloningen. ‘Op die manier investeren werkgevers niet in het sociaal kapitaal van de onderneming.’ P&o zou aan werknemers afzonderlijk moeten vragen wat hun wensen zijn. ‘ Voor de een is dat een opleiding, de ander vindt het spannend om een dagje mee te lopen met de ceo.’ Ook zou p&o het referral-programma geregeld moeten evalueren en de nieuwe medewerkers monitoren. Zitten ze er na een jaar nog? En wat is de kwaliteit van de nieuwkomers? Het moment van uitkeren kan bovendien voor misverstanden zorgen. De ene organisatie keert al uit bij een eerste gesprek, de ander pas na een halfjaar dienstverband. Daarom zijn duidelijke voorwaarden in het referraI-programma onontbeerlijk.

Vriendjespolitiek

Critici van ‘haal een bekende naar binnen’ wijzen op het gevaar van eenheidsworst en vriendjespolitiek. Martijn Wecke van Ricoh is daar niet bang voor. ‘De functies hier zijn heel divers, en we hebben veel vestigingen binnen Nederland en Europa. Bovendien worden nog lang niet alle vacatures op deze manier ingevuld. De topfuncties worden via andere wervingskanalen uitgezet.’
Miriam Notten van La Red adviseert bedrijven erop te Ietten dat niet één soort medewerker de nieuwe collega’s aandraagt. ‘Zorg ervoor dat medewerkers van alle leeftijden en functies zich aangesproken voelen en meedoen.’
Iris Dorreboom vindt dat degene die de kandidaat aandraagt beter geen aandeel kan hebben in het verdere selectieproces. ‘Zo voorkom je dat het een vorm van vriendjespolitiek wordt en dat verhoudingen verstoord raken als de uitslag ongunstig is.’..

Bron: Linda van Putten (tekst), Tammo Schuringa (illustratie), “De medewerker als uithangbord”, Intermediair PW maart 2010